Cómo facturar a la Administración: FACe y factura electrónica

Conseguir el contrato es media victoria; la otra media es cobrar. Facturar a la Administración tiene reglas propias: factura electrónica obligatoria, un punto de entrada común (FACe) y unos códigos sin los que tu factura no llega. Esta guía explica cómo hacerlo bien y qué plazos de pago puedes exigir.

1. Factura electrónica obligatoria

La Ley 25/2013 obliga a los proveedores de las Administraciones Públicas a emitir factura electrónica. Las Administraciones pueden eximir de esta obligación a las facturas de importe igual o inferior a 5.000 €, pero en la práctica cada vez más exigen factura-e también por debajo de ese umbral.

2. Qué es FACe

FACe es el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Administración General del Estado. Muchas comunidades autónomas y entidades locales están adheridas o disponen de su propio punto de entrada. Es el "buzón" único por el que la factura entra en el registro contable del órgano.

3. Formato y firma

La factura debe emitirse en formato Facturae (un XML estructurado) y ir firmada electrónicamente con tu certificado digital. Puedes generarla con el programa gratuito de gestión de facturación electrónica de la Administración o con tu software de facturación si soporta Facturae.

4. Los códigos DIR3 (imprescindibles)

Sin los códigos DIR3 correctos tu factura se rechaza o se pierde. Son tres y te los debe facilitar el órgano contratante:

• Oficina Contable (OC) — quien registra la factura.
• Órgano Gestor (OG) — quien tramita el expediente.
• Unidad Tramitadora (UT) — la unidad que recibió el servicio.

Pídelos siempre antes de facturar y anótalos junto al número de expediente del contrato.

5. Estados de la factura y plazos de pago

Una vez presentada, la factura pasa por estados (registrada, contabilizada, pagada…) que puedes consultar en FACe. Sobre los plazos:

• La Administración dispone de 30 días para pagar desde la aprobación/conformidad de la factura (art. 198 LCSP), previa comprobación de la prestación.
• Si se retrasa, tienes derecho a intereses de demora conforme a la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad, sin necesidad de reclamación previa.

6. Consejos para cobrar sin sustos

1. Acuerda y anota los códigos DIR3 y el número de expediente antes de emitir.
2. Factura en cuanto tengas la conformidad de la prestación; no adelantes la factura antes de entregar.
3. Guarda el justificante de registro en FACe: es tu prueba de la fecha de presentación para computar los 30 días.

Antes de llegar aquí, asegúrate de elegir bien a qué te presentas: la guía para presentarte a una licitación y la de contrato menor te ayudan a ganar los contratos que luego facturarás.