Expediente de contratación

Antes de que una licitación aparezca publicada, el órgano de contratación ha tenido que construir un expediente de contratación. Es la «trastienda» del contrato: ahí se decide qué se compra, por cuánto, por qué procedimiento y con qué reglas. Buena parte de esa documentación es pública y explica decisiones que el pliego solo enuncia.

Qué es

Según el artículo 116 de la LCSP, las Administraciones Públicas no pueden celebrar contratos sin tramitar previamente el expediente. Lo inicia el órgano de contratación motivando la necesidad del contrato en los términos del artículo 28, y debe publicarse en el perfil del contratante. El expediente se refiere a la totalidad del objeto, aunque luego se adjudique por lotes.

Qué contiene

Al expediente se incorporan el pliego de cláusulas administrativas particulares (PCAP), el pliego de prescripciones técnicas (PPT), el certificado de existencia de crédito y, en su caso, la fiscalización previa de la intervención. Además, el artículo 116.4 obliga a justificar adecuadamente:

• La elección del procedimiento de licitación.
• La clasificación que se exija a los participantes.
• Los criterios de solvencia y los criterios de adjudicación, así como las condiciones especiales de ejecución.
• El valor estimado, con todos los conceptos que lo integran, incluidos los costes laborales.
• La necesidad que se pretende cubrir y su relación con el objeto.
• En servicios, el informe de insuficiencia de medios.
• En su caso, la decisión de no dividir en lotes.

Aprobación

Completado el expediente, el órgano dicta una resolución motivada que lo aprueba, dispone la apertura del procedimiento y, por regla general, aprueba también el gasto (artículo 117). Esa resolución se publica igualmente en el perfil del contratante.

Ejemplo

Un ayuntamiento quiere externalizar el mantenimiento de sus zonas verdes. La memoria justificativa explica que no tiene jardineros suficientes (insuficiencia de medios), el informe económico desglosa el presupuesto con los costes salariales del convenio aplicable y el expediente motiva por qué se pide una determinada solvencia. Si la solvencia te parece desproporcionada, es ahí donde encontrarás —o echarás en falta— su justificación.

Por qué te interesa como licitador

La memoria justificativa y el informe económico te dicen cómo se ha calculado el precio y qué espera el órgano. Leerlos ayuda a decidir si una licitación es rentable y a detectar requisitos sin motivar que podrían impugnarse. Puedes apoyarte en el análisis de pliegos con IA para revisar la documentación de cada licitación.

Errores frecuentes

• Leer solo el anuncio y el PCAP e ignorar la memoria y el informe económico.
• Confundir el expediente con el pliego: el pliego es una pieza del expediente, no todo.
• Descubrir tarde que un requisito no estaba justificado, cuando ya ha pasado el plazo para recurrir los pliegos.